Rekisteriselosteet

SUKUTUTKIMUSREKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispäiväys: 12.2.2011

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Ähtärin Honkaniemen sukuseura ry

Yhteystiedot: Torppakyläntie 233, 34800 Virrat

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Heikki Kellomäki, puheenjohtaja

Yhteystiedot: puh. 044 295 6901, heikki.kellomaki@kolumbus.fi

3. Rekisterin nimi

Ähtärin Honkaniemen sukuseuran sukututkimusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sukuseuran sääntöjen mukaisen sukututkimuksen tekeminen, sukujulkaisun tuottaminen ja sukuun kuuluviin kohdistettava tiedotustoiminta (osoitetiedot).

5. Rekisterin tietosisältö

Tutkittaviin sukuihin kuuluvista henkilöistä ja heidän puolisoistaan:

– nimi, syntymäaika ja -paikka, vihkimisaika ja -paikka, kuolinaika ja -paikka;

– muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot;

– osoitetieto;

– suostumus-ja kieltotiedot erikseen suojattuina.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

– väestötietojärjestelmä;

– muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit;

– painetut lähteet;

– sukuun kuuluvien antamat tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteristä luovutetaan tietoja ainoastaan sukututkimustarkoituksiin. Rekisteristä voidaan siirtää tietoja ulkomaille tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeiden mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Atk-pohjainen ja manuaalinen rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti (manuaaliset aineistot lukitussa tilassa). Elossa olevien henkilöiden arkaluontoisia tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella.

9. Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen

Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.

JÄSENREKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispäiväys: 12.2.2011

1. Rekisterinpitäjä

Ähtärin Honkaniemen sukuseura ry

Yhteystiedot: Torppakyläntie 233, 34800 Virrat

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Puheenjohtaja: Heikki Kellomäki

Yhteystiedot: 044 295 6901, heikki.kellomaki@kolumbus.fi

3. Rekisterin nimi

Ähtärin Honkaniemen sukuseura ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä.

5. Rekisterin tietosisältö

Kunkin jäsenen nimi, syntymäaika, perhetaulun numero julkaistussa sukututkimuksessa, osoite, sähköpostiosoite (jos jäsen ilmoittanut), jäsenmaksusuoritukset sekä muut yhdistyksen päättämät tarpeelliset tiedot.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot. Kirjanpidosta saadut tiedot jäsenmaksujen suorituksista.

7. Rekisteriin ottaminen ja rekisteristä poistaminen

Henkilö merkitään rekisteriin, kun hän ensimmäisen kerran maksaa jäsenmaksun ja sukuseuran jäsenasioista vastaava henkilö on todennut hänet seuran sääntöjen mukaisesti jäsenkelpoiseksi. Henkilö poistetaan rekisteristä, jos hän on ilmoittanut eroavansa seuran jäsenyydestä, jos hänet on sääntöjen mukaan erotettu, tai jos hän ei ole kolmena viimeksi kuluneena vuotena maksanut jäsenmaksua (ja hänen jäsenyytensä siis sääntöjen mukaan katsotaan päättyneeksi). Seuran hallitus hyväksyy kerran vuodessa kuluneen kalenterivuoden aikana merkityt uudet jäsenet ja vahvistaa kuluvan vuoden tammikuun 1. päivän tilanteen mukaiseksi päivitetyn jäsenrekisterin seuran jäsenluetteloksi. Erityisistä syistä jäsenluettelo voidaan päivittää useamminkin.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan vain seuran hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt tai tarvitsee hallituksen antaman tehtävän suorittamiseen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Vain sukuseuran jäsenasioista vastaavalla henkilöllä on pääsyoikeus rekisteriin atk:lla talletettuihin tietoihin sekä oikeus rekisterissä muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.